Im Rahmen der TIP DAYs hielt Karsten Stampa, Partner bei scheggpartner, einen Vortrag zum Thema Optimierung des Berichtskonzeptes in Krankenhäusern und Spitälern. Er hat während seiner langjährigen Tätigkeit als Berater schon viele Unternehmen dabei unterstützt, ihre internen Kontrollsysteme zu verbessern. In diesem Artikel zeigt er am Beispiel eines konkreten Spitals, wie aus einem über die Jahre gewachsenen Management-Informationssystem mithilfe einer Business Intelligence-Lösung ein effizientes, ganzheitliches Steuerungssystem für das gesamte Unternehmen wird.

Wenn Karsten Stampa, Partner bei scheggpartner, von einem Krankenhaus beauftragt wird, das Berichtswesen neu zu konzipieren, findet er häufig die Situation vor, dass bereits ein System in seinen Grundzügen mit guten Ansätzen in Verwendung ist, aber nicht vollumfänglich und ganzheitlich genutzt wird. Oft liegt die nicht die Potenziale ausschöpfende Nutzung an einer ungenügenden Verankerung in der Organisation – oder einfach nur daran, dass zu wenige Ressourcen und Zeit vorhanden sind. Durch eine gekonnte, triangulare Kombination der Expertise von Unternehmensberatung, krankenhausinternem Wissen und einem BI-Lösungs-Anbieter kann das bestehende System im Normalfall einfach und schnell verbessert werden.

Warum braucht es ein ganzheitliches Berichtskonzept?
Ein effizientes Management-Informationssystem unterstützt die Entscheider in einem Unternehmen maßgeblich. Es verbessert ihre Orientierung im Hinblick auf Ziele und Ergebnisse und hilft ihnen, schneller zu reagieren und nötige Anpassungen vorzunehmen. Dabei liefert es der Unternehmensführung Informationen zur Vorbereitung strategischer oder taktischer Entscheidungen und den Bereichsverantwortlichen gleichzeitig Informationen zur Vorbereitung operativer Entscheidungen. Damit werden beide Steuerungsbereiche, die strategisch-taktische Ebene und die operative Ebene, optimal verknüpft.

Um festzustellen, ob ein Berichtskonzept gut und ganzheitlich ist, interessieren vor allem zwei Dimensionen: 1. ob das Richtige berichtet wird und 2. ob in dem jeweiligen Kontext richtig berichtet wird. Das Berichtswesen muss zur Organisation und dem strategischen Zielsystem des Spitals, der Klinik oder des Heimes passen.

Die Beurteilung des Berichtswesens bleibt aber dort nicht stehen: es sind Struktur und Vollständigkeit der Berichtsempfänger zu betrachten, sowie die Zielstellung der Berichte hinsichtlich Information und Fähigkeit zur Entscheidungsunterstützung zu überprüfen. Kennzahlen sollen korrekt und prägnant sein; Berichte sollen darüber hinaus gut les- und interpretierbar sein und ein ansprechendes und zeitgemäßes Design aufweisen.

Anforderungen an ein gutes Berichtssystem
Das Management-Informationssystem soll das Führungssystem mit relevanten Daten versorgen. Dabei ist zu allererst wichtig, dass man den Zahlen vertrauen kann. Daher müssen die Berichte nicht nur korrekte Zahlen beinhalten, sondern auch so aufgebaut werden, dass sie vertrauenswürdig aussehen.

Prinzipiell sollen Reports standardisiert sein, um eine effektive Planungs- und Kontrollfunktion erfüllen zu können. Neben der Standardisierung müssen aber auch Besonderheiten individuell abgebildet werden: Berichte sollen vollständig sein und alle relevanten Informationen, die für das Treffen einer Entscheidung für die jeweilige Führungskraft nötig sind, bereitstellen. Die Daten sollen interpretierbar und weiter verarbeitbar dargestellt werden. Außerdem sollen die Reports den Leser präzise informieren und ausschließlich die benötigten Daten beinhalten. Die Kontrollergebnisse müssen objektiv nachvollziehbar und sachlich richtig sein. Die Berichte müssen darüber hinaus zuverlässig sein und die Mess- und Datenerhebungsverfahren standardisiert und replizierbar. Das gemessene Ergebnis muss valide sein und dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen.

Zentrale Fragen der Ganzheitlichkeit
Aus diesen Anforderungen an ein ganzheitliches Berichtskonzept können nun zentrale Fragen abgeleitet werden.

Planung und Kontrolle

• Sind Unternehmensziele und Unternehmensbereichsziele hinreichend definiert, um eine Planungsgrundlage zu haben?
• Sind auf allen Ebenen des Führungssystems die richtigen Reports adressiert, um die entsprechenden Kontroll- und Entscheidungsimpulse zu setzen?
• Werden die wichtigen Fragen der Entscheider mittels der Reports beantwortet?

Management Informationssystem

• Ist die Datenqualität des MIS und seiner Umsysteme einwandfrei und zu 100% verlässlich?
• Sind die technischen Systeme auf dem aktuellsten Stand bzw. auf diesen aktualisierbar?
• Sind die entsprechenden Ressourcen und Berechtigungsstrukturen aktuell?
• Sind Berichte hoch standardisiert und verlässlich replizierbar?

Berichte

• Besteht ein richtiger Mix aus Leistungs-, Finanz- und sonstigen Orientierungskennzahlen?
• Besteht ein richtiger Mix aus vorlaufenden und nachlaufenden Kennzahlen?
• Sind die Berichte leicht les- und interpretierbar?
• Sind die Reports optisch ansprechend und im Corporate Design des Unternehmens gestaltet?

Konzeption des Berichtswesens
Bei der Konzeption des Berichtswesens hilft eine Orientierung am Organigramm, um festzustellen, welche Reports für welche Ebene benötigt werden. Dabei werden für jede Ebene die Anforderungen gesammelt und ein entsprechendes Reporting mit passenden Kennzahlen entworfen. In Interviews mit den jeweiligen Berichtsempfängern können Wünsche an die Inhalte der Berichte direkt bei den beteiligten Personen eingeholt werden. Beispielhaft kann damit ein Berichtskonzept für alle Ebenen des Unternehmens erstellt werden (Abb. 1).

Auf Basis des Gesamtkonzeptes geht es im Anschluss in die Detailgestaltung der Berichte, in der es um die inhaltliche Ausgestaltung und die Festlegung der benötigten Kennzahlen geht (Abb. 2 ).

Sobald die Berichtsstrukturen festgelegt sind, macht man sich im nächsten Schritt an den Aufbau der Berichte. Dabei sind diverse Qualitätskriterien in der Darstellung zu beachten. Besonders wichtig ist, dass die Parameter des Berichts genau auf die Empfänger abgestimmt sind und natürlich, dass die Zahlen mit einer hohen Datenqualität 100% plausibilisiert sind. Dazu gehören aber auch ein einheitliches Design im Corporate Design des Unternehmens und eine übersichtliche Anordnung von Tabellen sowie verständlichen Grafiken, um unterschiedliche Typen an Berichtsempfängern zu adressieren. Die Lesbarkeit der Berichte kann noch durch eine durchgängige Farbgestaltung unterstützt und verbessert werden (Abb. 3).

Technische Umsetzung über eine BI-Lösung
Für die Umsetzung eines derartigen Berichtswesens ist der Einsatz einer umfassenden BI-Lösung wie TIP HCe unabdingbar. Nur durch die Übernahme aller Daten aus den Vor- und Umsystemen in ein zentrales Data Warehouse ist es möglich, unter allen Effizienzgesichtspunkten eine einheitliche Datengrundlage für das Standardberichtswesen sowie für Detailanalysen zu schaffen. TIP HCe bietet auf Basis des Data Warehouse ein voll automatisiertes Berichtswesen, das betriebswirtschaftliche und klinische Daten aus den vorgelagerten Spitalsystemen miteinander verknüpft und den jeweiligen Benutzern für Auswertungen zur Verfügung stellt.

Für die Umsetzung wird ein Projektplan erstellt (Abb. 4). In der ersten Phase geht es darum, zu verstehen, welches System bisher eingesetzt wurde und wie das Zielsystem des Unternehmens ausschauen soll. In dieser Phase werden auch intensive Interviews mit den Berichtsempfängern geführt, um die Anforderungen an die Berichte kennenzulernen und daraus einen konzeptionellen Rahmen zu erstellen. Gleichzeitig werden auf technischer Ebene das Data Warehouse aufgebaut und die nötigen datenliefernden Systeme daran angebunden. Eine intensive Datenvalidierung sorgt dafür, dass die Datenqualität in Bezug auf Vollständigkeit und Richtigkeit von Beginn an sehr hoch ist.

In der zweiten Phase geht es um die Verfeinerung des Konzeptes und die Umsetzung der Key Reports.

In der dritten Phase werden die Berichte an die Berichtsempfänger übergeben und notwendige Schulungen und Coachings durchgeführt.

Für den laufenden Betrieb des Berichtswesens muss nun die Entscheidung getroffen werden, ob dieser intern, meist in der Controlling-Abteilung, angesiedelt wird. Falls die nötigen Ressourcen im Haus nicht vorhanden sind, kann es vorteilhaft sein, eine permanente Begleitung von einem externen Beratungsunternehmen durchführen zu lassen. Es geht dabei um die laufende Backend-Pflege wie das Anlegen und Anpassen von Strukturen und Berechtigungen, die Erstellung neuer Berichte und Spezial-Analysen, die regelmäßige Optimierung der Berichte, die Berichtsdokumentation und Schulungen für neue Anwender.

Die Begleitung durch externe Consultants kann dabei unterschiedlich intensiv sein. Einerseits kann der Betrieb des Systems komplett ausgelagert werden, andererseits kann der Betrieb zur Gänze oder großteils in Eigenregie durchgeführt, und nur fallweise über externe Consultants Hilfestellung bei komplexen Themen angefordert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Steuerungskompetenz in einem Krankenhaus, Spital oder Heim durch ein ganzheitliches Berichtswesen deutlich gesteigert wird und diese Ganzheitlichkeit am besten durch den Einsatz einer Business Intelligence-Lösung erreicht werden kann.